Reprise et régulation des données paie/RH en secteur privé : prévention, simplification, sécurisation

Le contexte :

La « reprise des données » (ou intégration des données) au sein d’un nouveau logiciel de paie passant en production, en provenance d’un logiciel dont l’utilisation cesse, a été, pendant des années, une opération laissée à la seule appréciation de chaque éditeur/prestataire en paie, en concertation avec son nouveau client. Idem pour l’archivage des données par l’éditeur/prestataire, en l’absence de changement de solution de paie. L’archivage et la reprise de données pour correction ultérieure sont en effet toujours de prestations complexes et coûteuses, de surcroit encadrées par la législation européenne protectrice des données à caractère personnel (droit à l’oubli ; minimisation des accès à ces données…).

Mais les contraintes techniques et légales d’archivage/modification rétroactive des données de paie se multiplient, avec :
1) l’antériorité (ancienneté) croissante des données, sur lesquelles les organismes de protection sociale se réservent la faculté d’exiger une correction, ou y sont obligées par la loi/réglementation
2) la fréquence et l’ampleur de ces régularisations à opérer, hors contentieux

Ceci est dû à une conjonction de causes :

1) dans le cadre du bonus /malus modulant les cotisations patronales d’assurance-chômage, les employeurs pourront se voir imposer (ou pourront obtenir) une modification de leur taux de cotisation rétroactive, sur une période s’étendant aux 36 derniers mois
2) les textes légaux ou réglementaires soit publiés à effet rétroactif , soit publiés pour application immédiate en dépit de leur complexité, se multiplient
3) les explications sur les textes légaux, les modalités techniques ou réglementaires d’application, la communication des compléments ou des revirements qui leur sont ensuite apportés, se font dans des délais de plus en plus longs, comparé à la date de publication des lois d’origine
4) le « fait générateur » a fait l’objet d’une nouvelle définition introduite dans le BOSS à effet d’avril 202, avec une tolérance limitée au 1er janvier 2022, qui en a rendu la généralisation théoriquement obligatoire
5) le nombre des réformes ayant un impact en paie, que ce soit en déclaratif ou en bulletin de paie, varie considérablement d’un semestre à l’autre. Ainsi, de véritables « pics de publications » succèdent à des semaines entières de « creux ». Ces vagues de textes rendent des priorisations absolument inévitables pour les éditeurs. Donc ensuite, la mise en œuvre des textes jugés moins importants se fait inévitablement avec des régularisations rétroactives.

Les premières initiatives des pouvoirs publics :

Pour fiabiliser les DSN malgré ces facteurs défavorables, les pouvoirs publics se dotent de nouveaux instruments : seront – ils vecteurs de simplification ou de complexités nouvelles pour les éditeurs de logiciels ? Il s’agit notamment :
1) de contrôles automatisés de plus en plus nombreux mais parfois déclenchés a posteriori (réclamation des caisses AGIRC ARRCO sur des DSN d’années closes N-3, N-4 etc…).
2) d’une DSN « de substitution » (loi de financement de la sécurité sociale pour 2023) dont le fonctionnement et les effets sont encore difficiles à deviner/comprendre

La proposition SDDS :

En conséquence, pour :

• collecter le maximum d’informations
• faire entendre nos contraintes
• obtenir des dispositifs de régularisation raisonnables, en procédure comme en délai,

afin d’aboutir à des obligations de « reprise de données » pour corrections rétroactives les plus limitées possibles, SDDS vous propose de constituer un groupe de travail, dès le 1^er trimestre 2023.

SDDS élabore actuellement un livre blanc, document de sensibilisation aux réalités actuelles, d’alertes sur les difficultés subies par les éditeurs de logiciels et de propositions de simplification pour eux-mêmes mais aussi les entreprises. Il sera envoyé par la SDDS aux administrations et aux organismes les plus aptes , selon SDDS, à apporter des solutions, au bénéfice des entreprises et éditeurs de logiciels de paie /RH.